KEEP SOLUTIONS – Serviços avançados para gestão de informação e preservação digital

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O
que é a KEEP SOLUTIONS?

A
KEEP SOLUTIONS é uma empresa que disponibiliza no mercado software de gestão de
arquivos, bibliotecas, museus, alguns deles assentes em soluções open-source
sobre as quais presta serviços. As vantagens para o cliente são consideráveis,
pois passam a ser capazes de adotar soluções proficientes sem necessidade de
incorrer em custos de licenciamento.

 

Como
surgiu a empresa e quais foram os objetivos da sua criação?

A
empresa nasceu de uma necessidade. Quando ainda éramos investigadores na Universidade
do Minho desenvolvemos um software de gestão para o Arquivo Distrital do Porto – o DigitArq. Esse projeto foi galardoado em 2004 com o prémio Fernandes Costa,
atribuído pela Agência para a Sociedade do Conhecimento por ter sido
considerado o trabalho que melhor respondeu à  “inovação e contributo para o desenvolvimento
da Sociedade da Informação” em Portugal. Isso provocou o interesse por parte
dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, que resolveu encomendar um estudo à
Universidade do Porto para aferir qual o sistema que deveria ser adoptado a
nível nacional para gerir os Arquivos Distritais do país.

O
parecer da Universidade do Porto comparou vários produtos e concluiu que a
adoção do nosso software favorecia a rede nacional de Arquivos Distritais. O
parecer incluía também uma recomendação para que fosse criada uma empresa para
dar suporte e continuidade ao produto, uma vez que essas atividades não se
coadunavam com a missão da universidade. Esse foi o mote que conduziu à criação
da empresa por parte da equipa que esteve envolvida no desenvolvimento do
DigitArq.

Desde
a génese da empresa, era nosso objetivo ser uma referência nacional no que toca
a software de gestão de Arquivo. A nossa carteira de clientes faz-nos acreditar
que esse objetivo foi alcançado. Agora gostaríamos de ser uma referência
nacional no que toca a software de gestão de bibliotecas, e uma referência
mundial em gestão de arquivos.

 

Quem
foram os seus fundadores e qual a sua proveniência (curso)?

A
KEEP SOLUTONS foi fundada em 2008 por três sócios, na altura todos eles membros
da Universidade do Minho:  José Carlos
Ramalho, docente do Departamento de Informática, Miguel Ferreira, Doutorando do
Departamento de Sistemas de Informação e Luís Miguel Ferros, investigador no
Departamento de Informática.

Quais os projetos já concretizados pela empresa?

Temos o privilégio de trabalhar com algumas das mais reputadas instituições do país, tais como os Arquivos Nacionais, FCCN, FCT, Marinha, Exército, Presidência da República, várias universidades, ministérios, etc. Já estivemos envolvidos em diversos projetos de âmbito nacional tais como o Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal (RCAAP), Portal Português de Arquivos (PPA) ou o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA).  O projeto RCAAP foi particularmente interessante pois, num curto espaço de tempo, fomos capazes de implementar mais de 25 repositórios institucionais para organismos nacionais. Toda a informação albergada nesses repositórios encontra-se disponível em acesso aberto, podendo ser consultada por qualquer pessoa. Estamos a falar de mais de 110.000 documentos de produção científica nacional.

A nível internacional, estamos envolvidos em dois projetos europeus financiados pelo 7º Programa Quadro. Tratam-se de projetos europeus na área da Preservação Digital. Em 2011, arrancou o projeto SCAPE[1](SCAlable Preservation Environments), que se centra na escalabilidade da preservação digital, envolvendo parceiros como as bibliotecas nacionais da Inglaterra, Holanda, Áustria e Dinamarca; universidades de Manchester, Berlim, Viena e Paris; Os únicos parceiros empresariais deste consórcio são a Ex Libris, a Microsoft Research e a KEEP SOLUTIONS.

Em 2012 foi aprovado o projeto 4C (Collaboration to Clarify the Costs of Curation), centrado em modelos de custo para preservação digital, envolvendo parceiros como o INESC, a biblioteca nacional da Alemanha, universidades de Glasgow, Essex e Edinburgo, o  Arquivo Nacional da Dinamarca, a Digital Preservation Coalition, entre outros.

 

Quais
os projetos da KEEP SOLUTIONS para o futuro?

A
internacionalização é o nosso principal foco em 2013. Temos um número
considerável de recursos humanos afetos a este projeto. Estamos numa fase de
planeamento e adaptação dos nossos produtos aos diversos mercados que
pretendemos abordar. Trata-se de um processo demorado e complexo com poucas
garantias de sucesso, mas é fundamental tentar.

 

Qual
o segredo do vosso sucesso?

Determinação,
melhoria contínua, boa qualidade de serviço e uma equipa de colaboradores
extraordinariamente competente e criativa.

 

Na
sua opinião o que é preciso para se ser empreendedor, para se criar uma empresa
de sucesso?

Sobretudo
é necessário muita força de vontade. Os primeiros negócios custam muito a conseguir,
pelo que é preciso lutar e não desistir à primeira adversidade. É preciso estar
atento e aprender durante todo o processo. Sempre que se falha (e falha-se
muitas vezes!) é preciso refletir e tentar compreender porque é que falhamos.
Aprende-se muito com os erros!

 

É
fácil ser empreendedor em Portugal?

Imagino
que já tenha sido mais difícil! Do ponto de vista burocrático é relativamente
simples e rápido criar uma empresa. O discurso político e o clima nacional são muito
favoráveis ao empreendedorismo. Portanto, tudo depende do investimento necessário
para arrancar com o negócio. O ideal é começar “pequeno”, com poucas despesas, e
investimentos certeiros e ir crescendo à medida das necessidades.

 

O
que será preciso na sua opinião para que as pessoas sejam mais empreendedoras?

Não
creio que a percentagem de pessoas empreendedoras em Portugal seja diferente da
de outros países. Os portugueses têm boa capacidade de se adaptarem a
circunstâncias adversas. O que é necessário é criar uma clima favorável para
que se possa “tentar” e “errar”. Se não resultar até lá, à terceira tentativa
estou certo que terão sucesso!

 

O
país apoia o empreendedorismo e a inovação?

Penso
que sim, no entanto, há sempre formas de melhorar. Fazem falta mais incubadoras
que providenciem salas de trabalho com rendas reduzidas, fazem falta gabinetes
de apoio à internacionalização que estejam capacitados para responder a
questões difíceis sobre mercados específicos. Fazem falta mecanismos de apoio
financeiro que facilitem o arranque da empresa (refiro-me a investidores e não
apoios comunitários).

 

Qual
o apoio que a UMinho dá às suas spin-offs, tanto na sua formação como no seu
desenvolvimento?

A
Universidade do Minho tem-nos apoiado bastante. Durante dois anos trabalhamos
num gabinete do Departamento de Informática. Temos tido o apoio da Tecminho no
que toca a formação de quadros de direção da empresa (algo muito importante e
que nunca deve ser descurado  por um
jovem empresário). O gabinete de Comunicação da Universidade do Minho tem-nos
disponibilizado os seus serviços e os Serviços de Documentação da Universidade
do Minho concederam-nos espaço no Repositorium para podermos disponibilizar as
nossas publicações científicas.

O
facto de estarmos sediados em Braga nunca foi um impedimento para o nosso
desenvolvimento. Possuímos clientes de Valença a Faro, porém a grande parte dos
clientes situa-se em Lisboa.

 

Que
mensagem deixaria a quem quer ser empreendedor?

Comecem
por criar um bom produto e um cliente que possa servir de referência para o
vosso trabalho. Façam investimentos certeiros e não incorram em despesas
desnecessárias. Façam a vossa empresa crescer devagar mas sustentadamente.

 

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