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O que são os Serviços de Documentação da
Universidade do Minho (SDUM) e qual a sua importância para a Comunidade
Académica?
Os Serviços de Documentação têm várias
vertentes, mas talvez a vertente mais conhecida, mais importante e mais visível
no dia a dia seja a gestão das bibliotecas, nomeadamente, das duas principais
bibliotecas nos campi de Gualtar e Azurém, mas também de outras bibliotecas,
como a Biblioteca de Direito, a Biblioteca Prof. Pinto Machado na Escola de
Medicina e a Biblioteca Nuno Portas na Escola de Arquitetura. Estamos também a
iniciar um pequeno serviço de bibliotecas, ainda de forma experimental e num
espaço provisório, no campus de Couros
A nossa missão principal é prestar estes serviços
de biblioteca ao conjunto da comunidade da UMinho, mas temos vindo a
desenvolver outras vertentes, nomeadamente no que diz respeito aos
repositórios, acesso aberto e ciência
aberta.
Os SDUM e os seus responsáveis têm
conquistado imensa visibilidade a nível nacional e internacional. A que se deve
esse facto?
Provavelmente deve-se a várias coisas. Desde
sempre os SDUM têm tido uma grande preocupação com a qualidade dos serviços e
com a inovação. Pode-se dizer que faz parte da nossa cultura organizacional, do
nosso ADN. Por exemplo, na informatização das bibliotecas, os SDUM já eram uma
das instituições pioneiras e de referência nesse domínio no final dos anos 80 e
início dos anos 90. Fomos também as primeiras bibliotecas portuguesas a ter presença
e serviços na Internet e na Web, ainda no início dos anos 90. A vertente da
inovação sempre foi aqui muito forte. Nos últimos 15 anos, a partir do final de
2002, apostamos naquilo que era então uma área emergente, com visão e coragem para
arriscar numa coisa que era completamente nova: os repositórios e o acesso aberto à literatura
científica. E o facto de termos avançado, e tê-lo feito com muito vigor,
empenhamento e com qualidade tornou-nos uma referência neste domínio. Começamos
a ser convidados para falar ou dar formação em várias instituições e eventos
nacionais e internacionais, para participar em projetos, começamos a ser
visitados por gente de todo mundo que vem cá conhecer a nossa experiência, e
isso acaba por se transformar num daqueles “ciclos virtuosos”, em que cada vez
temos mais visibilidade e mais reconhecimento. Foi portanto, algo que se reforçou nos últimos 15 anos e sobretudo
nos últimos 10, pois em 2007 começamos a participar em projetos europeus (e já
contamos com a participação em 11 projetos FP7 e H2020 desde então) e a partir
de 2008 lideramos o projeto RCAAP, que é o projeto nacional neste domínio.
Para quem não sabe, que tipo de serviços
prestam e onde estão situados?
Desde logo prestamos os serviços tradicionais
das bibliotecas, como o empréstimo de livros e a leitura local, a
disponibilização e gestão de espaços para estudo e trabalho, agora cada vez
mais variados e com diferentes tipos finalidades. Temos espaços para estudo
individual, para estudo em grupo, gabinetes para grupos individuais com
possibilidade de utilização de plasmas. Mas, para além destes serviços mais
tradicionais, temos vindo a apostar em novos serviços como o empréstimo de
portáteis para utilização local nas bibliotecas, serviços de impressão e
digitalização 3D, etc. Estes serviços são prestados nos campi, ou seja, na
biblioteca geral em Gualtar, na biblioteca do campus de Azurém, localizada num
edifício novo que foi inaugurado neste ano letivo, e depois nas outras
bibliotecas existentes, quer no campus de Gualtar, quer no campus de Azurém.
Os outros serviços, que têm a ver com a
biblioteca digital, o RepositóriUM e o acesso aberto, são de certa forma
imateriais, pelo que sendo geridos a partir dos Serviços de Documentação, estão
acessíveis em qualquer localização da UMinho ou mesmo em qualquer parte do
mundo (com autenticação da UMinho para os recursos em acesso restrito) e para
qualquer pessoa, no caso da esmagadora maioria dos recursos do RepositóriUM.
Para ter acesso aos serviços disponibilizados
pelos SDUM é necessário dirigir-se fisicamente às suas instalações?
Para requisitar livros ou entregar livros é
preciso dirigir-se a uma das bibliotecas, não tem que ser na biblioteca onde está o livro. Por exemplo, um aluno em Gualtar
pode requisitar um livro que está na biblioteca em Azurém e levantá-lo em Gualtar,
bem como devolvê-lo. Mas, se o livro já estiver requisitado, a pessoa pode
fazer a reserva online para o poder requisitar quando ele for devolvido. Pode, também,
fazer online a renovação dos empréstimos, mas se alguém já tiver feito reserva
online terá que o devolver. A questão das reservas aplica-se também aos novos
espaços das bibliotecas, como os gabinetes de estudo e cabines individuais, dos
quais também é possível fazer a reserva online.
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O que necessitam de ter/fazer para aceder aos
serviços disponibilizados pelos SDUM?
Os membros da UMinho não precisam de fazer
nada. Alunos, funcionários e docentes, fazendo parte da Academia, os SDUM
recebem informação dos serviços académicos e da direção de recursos humanos no
seu sistema de gestão, e, por isso, a única coisa que precisam quando se
dirigem aos nossos serviços é um cartão de identificação. As pessoas que não
são da Universidade, pois as bibliotecas também estão disponíveis para utentes
externos, essas sim, precisam de se inscrever, de fazer uma ficha de inscrição,
com base na qual emitimos um cartão de utente que dá acesso aos nossos
serviços. Mas os membros da Universidade, que são 99% dos nossos utentes, não
precisam de fazer nada.
É diretor dos SDUM há 15 anos. Que balanço
nos pode fazer deste trajeto?
Acho que é um balanço bastante positivo. Há
15 anos quando assumi a direção dos SDUM, assumi um Serviço que já tinha muitos
pontos fortes, uma cultura de rigor, uma cultura virada para a inovação, uma
cultura virada para as necessidades dos utentes das bibliotecas e, portanto,
tinha já um bom ponto de partida. Ao longo destes anos acho que consegui
desenvolver e aprofundar estes pontos que foquei, inovamos muito nesta área do
acesso aberto e dos repositórios e tornamos-mos uma referência em termos
internacionais. Avançamos para um sistema da gestão da qualidade e da certificação
da qualidade dos nossos serviços que conseguimos em 2009, por isso, penso que
hoje, os Serviços de Documentação são mais reconhecidos, quer pelos utentes
internos, que pelos utentes externos. Por exemplo, nos inquéritos que fazemos à
qualidade dos serviços e à satisfação dos nossos utentes, temos tido sempre
níveis de satisfação muito elevados da comunidade UMinho. Depois, temos este reconhecimento
internacional na área dos repositórios e da ciência aberta, que se traduz, por
exemplo, na participação em muitos projetos. Não sendo uma unidade de
investigação, os SDUM são uma das unidades da UMinho que já teve mais projetos
europeus financiados, o que é uma originalidade…
Qual tem sido a evolução dos SDUM nestes
últimos anos e em que áreas têm sido as suas maiores apostas?
A principal aposta, na área do acesso aberto
e dos repositórios, foi a troca de experiências e a participação em projetos
nacionais e europeus. Hoje temos uma rede de contactos nacionais e
internacionais muito forte, trabalhamos
com muitas universidades e outras organizações e isso é muito importante porque
simultaneamente aprendemos e partilhamos a nossa experiência. A outra aposta,
tem sido naquilo que são serviços para os utentes, na melhoria e diversificação
dos espaços das bibliotecas. Hoje, os espaços das bibliotecas que oferecemos
são muito diferentes daqueles que oferecíamos há 5 ou 6 anos atrás, são mais
diversificados e mais ajustados às necessidades que os alunos têm atualmente. Do
ponto de vista mais interno, temos a questão da gestão da qualidade, um
processo que iniciamos por volta de 2006/07 e que levou à certificação da
qualidade em 2009 e, que desde aí, temos mantido.
Atualmente, em que patamar de situam os SDUM
em termos nacionais, europeus e mundiais?
No que diz respeito aos serviços de
bibliotecas, em termos nacionais estamos no pelotão da frente, mas há outras boas
bibliotecas universitárias em Portugal. Há, pelo menos, umas 5 ou 6 bibliotecas
ao nosso nível. Umas até terão várias coisas melhores do que nós, nós teremos outras
coisas mais desenvolvidas do que eles, mas existem várias instituições num
patamar comparável. Se olharmos a nível europeu, ou do mundo dito desenvolvido,
estaremos apenas a um nível médio no que diz respeito aos serviços de bibliotecas.
A nível internacional há muito boas bibliotecas, porque tem existido forte investimento
em recursos humanos, edifícios, condições físicas e equipamentos, etc. Mas não
queria deixar de referir que nós fazemos muito, com pouco. Por exemplo, a nível
dos recursos humanos, de acordo com o estudo que fiz há 7 ou 8 anos, usando os vários rácios que podem ser
relevantes (alunos/funcionário, funcionários/entradas nas bibliotecas,
funcionários/empréstimos, etc.) tínhamos entre, menos 20% e 35% dos funcionários
do que as bibliotecas nacionais comparáveis que referi anteriormente. Isto revela, por um lado, alguma eficiência da
nossa parte, mas por outro, é um constrangimento e não é uma situação sustentável
a longo prazo e poderá afetar o nosso desempenho e a qualidade dos serviços que
prestamos. No domínio dos repositórios e do acesso aberto, em termos nacionais,
claramente temos tido um papel de liderança, mas ao mesmo tempo de trabalho com
os outros e de construção de uma comunidade através do projeto RCAAP e de
outras iniciativas. Mesmo em termos internacionais, diria que estamos no pelotão
da frente neste domínio, temos tido muito boas experiências e somos vistos como
uma referência internacional.
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O que é a biblioteca digital?
O termo biblioteca digital é usado para nos
referirmos aos recursos e serviços de informação em suporte digital. Temos as
bibliotecas físicas que continuam a ser muito importantes, mas hoje, aqui e em
todo o mundo, há uma tendência para uma diminuição da utilização dos livros em
papel, nomeadamente em termos de estudo, pois curiosamente, em termos de
leitura, de acordo com os últimos dados conhecidos, a compra e leitura de
livros em papel até está a aumentar, enquanto a compra e leitura de livros
digitais está estabilizada. Mas em termos de manuais para estudo e de informação
científica e técnica, tem aumentado a utilização de livros e revistas em
suporte digital.
Hoje, nós aqui na UMinho, já quase não
assinamos revistas em papel (serão presentemente poucas dezenas), enquanto temos
assinatura e/ou acesso a mais de 20 000 revistas digitais. Desta forma,
quando falamos em biblioteca digital, falamos desse conjunto de recursos e dos serviços,
como as bases de dados, que permitem pesquisar e aceder aos conteúdos.
Porque consideram o RepositóriUM como um dos
projetos prioritários? O que é exatamente o RepositóriUM e quais são os seus objetivos?
Foi um projeto muito importante e inovador
quando foi lançado no início de 2003. O seu objetivo, desde o principio, foi
ser um sistema de informação que permitisse recolher, preservar, dar acesso e
difundir o conjunto da produção
científica e académica da UMinho, ou seja, aquilo que os membros da comunidade académica,
principalmente professores e investigadores produzem, sejam artigos de revistas
cientificas, comunicações em conferências ou outro tipo de publicações, bem
como as teses de doutoramento e dissertações de mestrado defendidas e aprovadas
pela UMinho. Isso foi desde sempre muito importante, pois permitiu aumentar a visibilidade
da Universidade e da sua produção científica ao longo dos anos e permitiu, também,
consolidar aqui uma área nova nos Serviços de Documentação, uma área em que
tanto os SDUM como a Universidade se tornaram uma referência em termos
internacionais.
O RepositóriUM da UMinho fará 15 anos em
2018. Que balanço nos pode fazer sobre o caminho percorrido até à atualidade?
O balanço é muito, muito positivo, o repositório
tornou-se uma referência nacional e internacional. Foi criado no âmbito de um
projeto que era o Campus Virtual em 2003 e, desde então, tem vindo a crescer e
a consolidar-se. A partir do repositório, a Universidade definiu uma politica de
auto arquivo e acesso aberto à sua produção científica e que até já teve duas versões, em 2005 e 2011.
Isso permitiu que o repositório reúna hoje, cerca de 44 000 documentos, já
tenha tido cerca de 17 milhões de downloads humanos desde a sua criação. O
RepositóriUM foi o primeiro repositório institucional de língua portuguesa e tem
sido sempre o repositório número um do ranking de repositórios em Portugal. Tem
estado quase sempre no top50 dos repositórios institucionais de todo o mundo, e
isso, até poderia ser mais ou menos fácil em 2005 ou 2006, quando ainda não existiam muitos
repositórios, mas hoje, existem mais de 3000 repositórios em todo o mundo.
Praticamente todas as principais
universidades do mundo têm um repositório, por isso estar no grupo dos
repositórios com mais visibilidade, é algo que nos satisfaz muito.
Existem indicações concretas de que o
RepositóriUM contribui para aumentar a visibilidade do trabalho dos
investigadores da UMinho. Como funciona?
Já foram feitos vários estudos, nomeadamente
um em 2010 que foi publicado como artigo na revista ?PLOS? que comparava o
impacto (número de citações) dos artigos
dos autores da UMinho (bem como de outras três universidades internacionais), que
estavam depositados no repositório, com os que não estavam depositados, esse estudo concluiu que os artigos de autores
da UMinho que estavam depositados no repositório tinham mais citações do que os
que não estavam. Em 2013, aquando do aniversário do RepositóriUM, no livro
comemorativo que publicamos, foi incluído um capítulo com um novo estudo
realizado nesse ano, comparando o
impacto dos artigos de autores da UMinho incluídos na Web of Science, depositados
e não-depositados no RepositóriUM, onde se voltou a concluir que, em média, os
artigos que para além das revistas onde foram publicados estão também
depositados e disponíveis no RepositóriUM têm mais impacto, ou seja, mais
citações que os artigos que lá não figuram.
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A UMinho ainda é a universidade portuguesa
com maior visibilidade na Internet?
De acordo com a última edição do Ranking web
das universidades, neste momento a UMinho é a quarta universidade com maior
visibilidade. Este ranking depende de vários fatores, incluindo até a dimensão total
dos sítios e paginas web das Universidades. Desta forma, a UMinho em meados da
década passada, logo depois da criação do RepositóriUM, era a primeira
universidade pois também era das poucas que tinha repositório. O que aconteceu
desde 2008, é que todas as universidades em Portugal criaram os seus
repositórios e a visibilidade web, em condições naturais não será muito
diferente da sua dimensão, da sua atividade científica, etc. Assim, acho que a
quarta posição da UMinho está em linha com aquilo que é a dimensão da Universidade,
do seu output cientifico e da sua oferta formativa. Penso que esta posição hoje
é natural.
É presidente da Confederação Mundial de
Repositórios de Acesso Aberto (COAR)
para o período de 2015-2018. O que significou esta eleição para si e para a
instituição que representa?
Representou um reconhecimento internacional do
trabalho que temos vindo a fazer. A COAR é uma instituição que tem mais de 100
membros de todo o mundo, de todos os continentes. Mas este, foi não apenas um
reconhecimento individual, mas sobretudo a nível coletivo, da equipa da UMinho
e dos SDUM, que tem vindo a trabalhar nesta área desde 2003.
Para além disso, este é também um grande desafio,
porque o movimento do acesso aberto está hoje num momento muito importante. É claro que se vai fazer esta transição do
acesso fechado para o acesso aberto e a ciência aberta, mas há muitos desafios
e o trabalho na COAR exige muita dedicação e muito empenho. Não é fácil gerir o
conjunto das tarefas que tenho na Universidade com essas responsabilidades na
COAR, que implicam muitas deslocações, muitas viagens e muitas ausências, e
isso às vezes é difícil de gerir.
A UMinho participa em dois novos projetos
financiados pela Comissão Europeia (CE) que visam promover o Acesso Aberto
(Open Access) e a Ciência Aberta (Open Science) de acordo com os objetivos do
Horizonte 2020 (H2020). Em que consistem e o que se pretende?
Os SDUM participam presentemente em quatro
projetos Horizonte 2020 a decorrer, dois deles estão ligados com a parte de
infraestruturas, que são o projeto “OpenAIRE” e “OpenAIRE Connect”, dois
projetos da infraestrutura europeia de acesso aberto, ou seja, a infraestrutura
que a comissão europeia utiliza para promover a sua politica de acesso aberto.
E agora, em maio, iniciaram-se dois novos projetos de ciência aberta. Um é o
projeto “FOSTER Plus”, um projeto coordenado pelos SDUM (que é uma continuidade do projeto “FOSTER”,
também coordenado por nós há dois anos), um projeto de formação para a ciência aberta. O outro projeto, chama-se “FIT4RRI”, e tem como objetivo capacitar, sobretudo as instituições, como as
universidades, os centros de investigação, etc., de forma a adotarem os
princípios e a agenda do Responsible Research and Innovation (RRI): as questão da igualdade de género, da ética,
do impacto social da investigação, do envolvimento do público, da disseminação
da ciência, etc., nas suas atividades. No caso do “FOSTER Plus” os SDUM coordenam
todo o projeto. No caso do “FIT4RRI”, o nosso papel é de coordenação de uma área
de trabalho que é precisamente a formação.
Foi assinado recentemente um acordo
Internacional de reforço da aliança entre redes de repositórios de todo o
mundo. Em que consiste e quais os seus objetivos?
Hoje existem redes de repositórios nas
principais regiões e países dos mundos, da Europa à América Latina, América do
Norte, China, Japão, etc. A ideia desse acordo, que foi assinado na reunião
anual do COAR que decorreu há três semanas em Veneza, foi promover a troca de
informações e de experiências entre essas redes, bem como permitir o
intercâmbio de dados e a criação de serviços comuns ou partilhados. Por exemplo,
o portal do “OpenAIRE” recolhe cerca de 19 milhões de publicações, o portal do “La Referência” na América Latina recolhe cerca de 1,5 milhões, e a ideia é que possamos
todos trocar a informação que recolhemos, de forma a podermos até gerar
serviços em cima dessa informação conjunta. Esse acordo visa assim formalizar
alguma cooperação que até já existia, com princípios comuns que promovam o
desenvolvimento de novos serviços em cima dos repositórios.
Há alguma novidade preparada pelos SDUM a
curto/médio prazo?
Este ano de 2017 é para os SDUM, sobretudo,
um ano de consolidação do que aconteceu no primeiro semestre deste ano letivo.
Abrimos a nova biblioteca em Guimarães, abrimos novos espaços na biblioteca
geral, há ainda algumas questões de espaços e infraestruturas que é preciso
afinar, por isso, será essencialmente de consolidação. Estamos também a começar
a trabalhar em duas áreas relativamente novas. Uma é a dos serviços editoriais
para a Universidade e, até já lançamos um serviço de atribuição de
identificadores persistentes – “Digital Object
Identifiers” DOI para s as publicações periódicas (revistas cientificas)
editadas pela UMinho. A outra é a dos serviços de suporte à gestão de dados de
investigação, onde já temos vindo a trabalhar, mas que se espera conheça
desenvolvimentos mais significativos depois do Verão, em resultado das
conclusões a que chegar o grupo trabalho nomeado pela Reitoria para a definição
de uma estratégia institucional neste domínio.
Pretendemos, também, passar a ter a partir do
início do próximo ano letivo, um programa mais regular de atividades culturais
nos novos espaços das bibliotecas.
A UMinho inaugurou, oficialmente, em outubro
passado, a Biblioteca do campus de Azurém, em Guimarães. Quais as inovações desta
biblioteca e quais as mais valias desta para a comunidade UMinho?
A biblioteca de Azurém implementou esta nova
filosofia de diversidade de espaços, que agora também já replicamos na
biblioteca geral. Portanto, as suas mais valias são a diferenciação de espaços
(gabinetes para grupos individuais equipados com plasmas que podem ser
reservados, salas de estudo com níveis de ruido e interação diferentes, salas 24*7 que foram disponibilizadas no
interior da biblioteca) e os novos serviços que disponibilizamos, como a
impressão 3D, a qual tem tido mais
procura do que estávamos inicialmente à espera, pelo que estamos a pensar
diversificar os materiais de impressão,
de forma a responder a essa procura, temos também, um pequeno estúdio
(laboratório multimédia) que permite a realização de trabalhos de vídeo e
fotografia. O espaço é assim caracterizado pela diversidade de espaços, funções
e serviços que procuraremos desenvolver ainda mais no futuro.
Há alguma mensagem que gostasse de deixar à
comunidade académica?
Procurem e utilizem os nossos serviços, as
bibliotecas estão ao serviço da comunidade da UMinho. Sabemos que existem
períodos (como os finais de semestre e avaliações) em que a nossa oferta fica
quase esgotada, mas procuraremos sempre ajustar o nosso funcionamento à procura
que recebemos. E, caso as situações de sobrelotação se repitam com frequência, este
será também um desafio da Universidade, encontrar soluções mais estruturais
para responder à crescente procura.
Por outro lado, o meu convite e desafio é,
também, para nos fazerem chegar as vossas necessidades e a vossas sugestões de
melhoria, através dos vários canais de comunicação dos SDUM (email, redes
sociais, etc.), pois estamos sempre muito abertos, muito atentos e muito
disponíveis para as implementar quando isso for adequado e possível.
Texto: Ana Coimbra
Fotografia: Nuno Gonçalves
(Pub. Jun/2017)
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