Secretaria Eletrónica facilita a vida dos Estudantes

A Secretaria Eletrónica está disponível no portal académico no endereço http://alunos.uminho.pt, sendo que os alunos acedem a este com o seu login e password e escolhem, na Secretaria Eletrónica, o tipo de pedido que pretendem apresentar. Os antigos alunos podem igualmente aceder à Secretaria Eletrónica com um registo prévio no portal Alumni. Dependendo do tipo de pedido, e da necessidade ou não de pagamento de emolumentos para que possa ser encaminhado, emolumentos pagos através de multibanco, o mesmo é direcionado para diferentes setores dos Serviços para o respetivo tratamento. Posteriormente e segundo a diretora dos Serviços Académicos, Dr.ª Carla Lavrador “os alunos podem consultar no portal, a todo o momento, o estado dos seus pedidos, as informações enviadas pelos Serviços e os tempos de resposta estimados, nas situações em que é possível apresentar essa estimativa” refere. Na programação deste novo serviço pretendeu-se, segundo o Director do Serviço de Tecnologias e Sistemas de Informação (TSI), Eng.º. José Fernandes “fornecer aos alunos e ex-alunos uma plataforma eletrónica que permite efetuar à distância, todos os pedidos que são feitos ao balcão dos Serviços Académicos”.

É objectivo dos SAUM com este novo serviço facilitar a vida e satisfazer as necessidades dos estudantes e antigos estudantes, bem como a modernização administrativa dos Serviços. Para Carla Lavrador pretende-se “reduzir a afluência de utentes aos nossos Serviços e poder, assim, prestar um melhor atendimento não apenas aos interessados que optem pelo recurso aos nossos serviços on-line mas também àqueles que necessitem, por algum motivo, de se dirigir aos nossos Serviços e que pretendem ser atendidos de uma forma mais célere, com menos filas de espera e com maior qualidade” afirma.

Aos serviços agora disponibilizados serão gradualmente acrescentados outros. Nesta primeira fase foram disponibilizados os pedidos de diferentes tipos de certidões e declarações, de estatuto de trabalhador-estudante, de anulação da inscrição, alteração de dados pessoais, creditação profissional e de adesão a sócio da AAUM. Os interessados podem ainda apresentar pedidos de informação/esclarecimentos diversos. Ao nível das certidões e declarações, para além de poder ser solicitado o seu envio por correio, foi desde já disponibilizada uma opção de verificação eletrónica da situação académica do estudante que consiste na disponibilização de credenciais de acesso próprias, que poderão ser fornecidas pelo mesmo a entidades terceiras, de acordo com as suas necessidades, e que permitem verificar on-line a informação que habitualmente é suportada por esses documentos. Esta opção está a ser trabalhada no sentido de se disponibilizar brevemente a possibilidade de obtenção de certidões e declarações com assinatura digital. Segundo a diretora dos SAUM, através da Secretária Eletrónica “evitam-se deslocações, tempos de espera para apresentação dos pedidos, dependência em relação aos horários de funcionamento dos Serviços e ainda, pela prioridade que procuraremos dar aos pedidos submetidos on-line, conseguirão uma maior rapidez de resposta comparativamente com os pedidos apresentados ao balcão dos Serviços” diz.

Serão disponibilizados muito em breve os pedidos de emissão de cartas de curso e diplomas, de inscrição em unidades extracurriculares e de creditação de formação a partir de unidades curriculares realizadas na UMinho, os quais já estavam previstos e cujo desenvolvimento está já a ser ultimado. Para a Diretora “a médio prazo serão trabalhados outros tipos de pedidos mais frequentemente apresentados pelos alunos no sentido de alargar o leque de opções disponíveis on-line, tais como inscrição em regime parcial, reinscrições, atribuição de regimes especiais de frequência, pedidos de relevação de faltas, entre outros”.

Implementado há pouco tempo, a adesão dos alunos ao novo serviço tem sido excelente “o que mostra que os alunos estão atentos e com interesse em experimentar este serviço”. Este era um projeto que já estava planeado há bastante tempo mas agora assumiu uma particular relevância atendendo, por um lado, ao elevado número de utentes que se deslocam aos Serviços Académicos, grande parte deles por não terem disponível outra alternativa viável para apresentação dos seus pedidos, e, por outro lado, ao número insuficiente de recursos que os Serviços dispõem para poder destinar ao atendimento presencial. Para além disso, os Serviços têm manifestado de forma recorrente a necessidade de se investir fortemente na informatização dos seus procedimentos e na disponibilização de serviços on-line, nas suas diferentes áreas de atuação e no âmbito dos diferentes ciclos de estudos, necessidade que assume particular relevância na área da pós-graduação. Segundo a responsável dos SAUM “Entendemos que é essa a via adequada para resolver as nossas limitações e garantir um melhor serviço. Queremos evitar tanto quanto possível a deslocação dos alunos aos Serviços” afirma.

Para além deste, são vários os projetos informáticos em curso na UMinho. Segundo José Fernandes “podemos referir como exemplos, o projeto de desmaterialização e reengenharia de processos que tem como objetivo a desburocratização e a eliminação progressiva do papel que circula na Universidade, a disponibilização eletrónica de um conjunto de mapas e indicadores de apoio à gestão com informação académica, de recursos humanos, financeira, de ID&T e produção científica, o desenvolvimento do sistema eletrónico de suporte às candidaturas, matriculas e inscrições online para os 3ºs ciclos e a conclusão da implementação da plataforma eletrónica de apoio ao sistema interno da garantia da qualidade (SIGAQ-UM).”

Texto: Ana Marques

(Pub. Mar/2012)